对于刚刚进入，或者即将进入大学校园的留学生来说，与同学和老师之间书面交流的需要越来越多；

其次，大学每节课程的学生数量多，尤其是新生很多的基础课，与高中的班级大小相比扩大了很多，从而导致师生之间一对一的交流机会变少。

所以课后有疑问或是想要与老师进行更深刻的讨论，给ta发封邮件是最便捷的方式

听起来很简单的事情，为什么许多中国留学生还在为给教授写邮件犯难呢？

01/语言习惯不同

中国学生们的语法很好，词汇量很大，但大家学习英语的时候比较少关注不一样的句子结构和用词表达了哪些不同的语气；

有时候你无心的一句话，可能在教授听起来就不太礼貌 T^T

02/中美文化不同

中国传统讲究长幼尊卑，你的老师是你的长辈，与长辈沟通应该用敬语、尊称；但国外的师生关系通常比较随意，没有必要过分的“毕恭毕敬”，沟通中偶尔的一个小玩笑也无伤大雅

03/沟通方式陌生

在上大学之前，相信大多数同学和小编一样，都不常使用邮件交流信息吧？

既然是鲜少使用的沟通方式，自然大家会对邮件的写法、结构、注意事项不够熟悉

那么下面就从基本规则、书信语气、附件要求等角度与大家分享：

电子邮件写作基本规则

正确的称呼收件人

每封邮件要以 “Dear” （“尊敬的”） 或 “Hello” 加上对收件人的合适称谓（如：Dear Dr. LastName）开头

如果你不确定收件人更倾向于什么样的称呼，“Professor LastName” 是通常不会出错的选择

小贴士：教授一般会把他们更喜欢的称谓写在Syllabus上哦！

注明你的个人信息

在给老师/教授发邮件时，请在开头先注明你的全名，来自这名老师哪个时间段的哪节课。

因为一名老师门下有数不清的学生，且教授可能在同一个学期开设了多门课程，注明你想提问的那节课程，会帮助教授更快更清晰的理解你发邮件的目的

例： I am Xiaoming Wang from your ECON100 session on Monday 6:00-9:00pm.

填写Subject Line

在邮件的Subject栏注明这封邮件是关于什么具体的学科/作业/话题

例：Subject: ECON100 – First Assignment

注意控制邮件长度

尽量保持文字的简洁，邮件全文最好不要超过一面

及时回复邮件

大家都不喜欢看到自己发出去的短信被已读不回吧？

所以看到邮件之后一定要及时回复哦

发送前检查内容

发送之前记得检查单词拼写，标点符号（中文的全角符号不适合用在英文邮件中哦）和语法

一封用词正确书写规范的邮件，是给教授留下好印象的第一步

选择合适的字体

选择一个比较学术、书面的字体

比如Times New Roman, Arial都是很适合用于正式邮件的字体，其他华丽花哨的字体可以留在以后作报告或是海报时再用~

电子邮件书写语气

用一个积极、坚定的语气给教授写邮件

比如当你想表达“在写完作业之后”这个意思的时候，你可以说“When I complete the project”（“当我写完作业的时候”）

而不要说 “If I complete the project” （“如果我能写完作业的话”）

尽量避免使用负面词汇

负面词汇包括以“un-, non-, ex-” 开头，和以“-less”结尾的词

比如，当你想表达某件事情不是很重要的话，不要说“XX is unimportant”，而是改用正面词汇，说 “XX is not as important considering …”

慎用表情符号

☺表情符号可以是友好的象征，但在给教授发邮件时请谨慎使用

有些教授可能会比较抵触太随意的邮件风格，除非你非常确定收件人可以接受，不然轻易还是不要冒险添加表情或者颜文字哦

定义教授的风格

如何判断你教授的邮件风格？

如果ta的邮件内常出现缩写，偶尔夹杂玩笑，那你撰写邮件内容时，就也可以放轻松一些啦~

选择合适的结束语

与中文信件类似，在写完邮件正文后，英语邮件也会在发件人留名之前留下结束语。一些最常见的结束语包括“Best, XX” “Thanks” “Cheers” “Happy Monday/other days of the week”

如果你想让这封邮件显得更加正式，给收件人留下一个专业的形象的话，你可以说“Thank you, XX”， “Have a wonderful day/weekend” 或者“Regards”

不管是非正式结束语还是正式结束语，大家最好根据邮件的具体内容和语境选择合适的结束语，毕竟直接留下你的大名会显得有些突兀哦。

电子邮件写作附件要求

收件人是初次建立联系的人

尽可能不要添加附件在发给不认识或者之前没有联系过的人的邮件中；

收件人可能会觉得附件是恶意病毒，而把你的邮件归类为垃圾邮件，以后想要再与他联系可能就变得困难了！

当然也有例外情况，比如老师要求把作业放在邮件附件提交；或是公司HR要求申请人在附件里提交简历和Cover Letter。

是以上这些情况的话，就仔细按照收件人的指示进行

在正文中说明附件内容

如果你的邮件包含附件部分，记得在正文中标注你发送的附件名称和格式

如果教授对作业文档命名有要求的话，记得按照教授的安排来命名你的文件

例：“Attached: Econ Project 1_ Wang.doc”

同时也要注意附件的文件大小，过大的文件可能给收件人下载造成困扰

文件格式选择

如果你不想你的Word文档或者PowerPoint文件在对方下载之后出现了格式上的变化，可以考虑发送.pdf格式的文档来确保兼容性。

格式变化有很多可能的原因。比如对方电脑和你的电脑使用的操作系统不同，或者你使用的字体在对方电脑上不支持等等……

当然了，前提是你的教授同意你按.pdf格式上交哦！

OK! 现在大家对这些必学邮件礼仪知识已经有了一个基础的认识，下一步就是确认你需要沟通的话题是否适合电子邮件这个形式啦！

适合通过邮件交流的话题：

1）简短的，几句话之内就能解答的问题

2）按教授要求，通过邮件上交作业

*如果你的教授明确说明了，不要通过邮件交作业，那么请一定不要这么做。上课时除了专业知识，作业说明和教授要求也要特别注意

不太适合通过邮件交流的话题：

1）轻易的要求延长Deadline

虽然在应对突发事件时，给教授发邮件申请延长作业截止日期情有可原，但如果可以的话，尽量面对面的向教授申请延期并阐述你的理由，这样显得更诚恳，关于请求延长作业截止日期的邮件模板大家可以参考其他文章。

2）避免在邮件中提及需要双方反复来回发言、激烈交流的话题

如果在邮件往来中，因为一些误会导致了矛盾冲突，这时候最好还是和对方解释清楚，避免矛盾持续激化。

最后填写Subject Line（Outlook, Apple Mail适用）

Subject Line是一封邮件的中心主题。在邮件编辑界面里，它也处在仅次于收件人邮件地址的位置。

自然而然的，大家习惯一开始就填好Subject Line，再开始进行正文的编辑。但如果按这个顺序，你小心提前发送了尚未编辑好的邮件、或是正文中有错误的邮件，是很难撤回的。

而如果我们先编辑正文，再填写subject line的话，如果在此过程中我们错误地点击了发送，邮件网站会弹出提醒（Outlook, Apple Mail适用，Gmail暂不支持这个功能，但可以通过gmail邮件地址授权apple mail软件使用哦），并给我们再次审视邮件内容的机会。知道这个小技巧以后，再也不用担心错发邮件啦~

确认收件人姓名拼写

检查收件人姓名拼写

检查收件人姓名拼写

检查收件人姓名拼写

重要的事情说三遍！

一个只花费你两秒钟的事情，可能是影响收件人对你印象好坏的关键因素。

去syllabus上看看，你有没有把教授的名字拼错；如果是工作邮件往来，你可不想把未来公司HR的名字拼错！

在点击发送之前，可以检查一下过往邮件往来中对方留下的签名，或是参考对方领英LinkedIn主页的姓名拼写。

以上就是今天干货满满的必学“邮件之道”啦